NOTE D'INFORMATION RELATIVE AU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES - CANDIDATS
Gi Group AG, Gi Group (Liechtenstein) AG, BauTech Personal AG et Gi Group Human Resources SA (ci-après également les « Co-responsables » ou les « Sociétés ») souhaitent fournir, conformément aux articles 13 et 14 du Règlement (UE) 2016/679, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données personnelles (ci-après le « RGPD »), et sur la base de l'article 19 de la Loi fédérale sur la protection des données (« LPD »), certaines informations sur les finalités, les modalités et le champ d'application de la communication et de la diffusion des données personnelles fournies par les candidats majeurs. Les Sociétés font partie d'un groupe de sociétés ayant plusieurs sociétés actives dans le domaine des ressources humaines (le « Groupe »).
1. FINALITÉS DU TRAITEMENT DES DONNÉES DES CANDIDATS ET LEURS BASES JURIDIQUES
1.1. Vos données sont collectées de la manière suivante :
- Inscription au portail des Sociétés GiGroup Suisse effectuée par les sites internet des Sociétés (ci-après aussi le « Site ») ;
- Sites internet d'éventuelles sociétés tierces et réseaux sociaux ;
- E-mail ;
- À l'occasion d'un entretien dans l'une des agences.
1.2. Vos données sont traitées pour l'inscription sur le portail des Sociétés GiGroup Suisse, à effectuer soit en cas de candidature en réponse à une annonce spécifique publiée sur le Site, soit en cas de candidature volontaire via le Site.
1.3. La base juridique applicable au traitement de vos données personnelles aux fins visées au point 1.2. est l’exécution d'un contrat conformément à l’article 6, paragraphe 1, lettre b), du RGPD et à l'article 31, cpv. 2, lettre a LPD.
1.4. Vos données sont traitées à la fois en cas de candidature en réponse à une annonce spécifique et en cas de candidature volontaire dans le cadre de la recherche et de la sélection de candidats, en particulier :
a. Pour le placement de personnel en détachement auprès de notre entreprise cliente utilisatrice
b. Pour un placement direct auprès de notre entreprise cliente tierce
c. Pour la réalisation de parcours ou de mesures de politiques actives du travail ou dans le cadre de collaborations et/ou de partenariats avec des opérateurs du marché public et privé.
Vos données sont également traitées pour vous envoyer des communications de service strictement liées à la recherche et à la sélection de candidats par des méthodes de contact traditionnelles ou automatisées, y compris des communications relatives à des initiatives de formation strictement liées à un poste spécifique, financées par notre entreprise cliente ou par des fonds interprofessionnels.
1.5. La base juridique applicable au traitement de vos données personnelles aux fins visées au point 1.4 est l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande conformément à l'article 6, paragraphe 1, lettre b) du RGPD et à l'article 31, cpv. 2, lettre a LPD.
1.6. Vos données peuvent être traitées pour toutes les recherches et sélections de personnel en fonction de votre profil afin de vous garantir un placement, y compris par l'envoi d'offres d'emploi par des méthodes de contact traditionnelles ou automatisées.
1.7. La base juridique applicable au traitement de vos données personnelles aux fins visées au point 1.6 est l'intérêt légitime des sociétés à traiter vos données afin de vous garantir une insertion professionnelle, conformément à l'art. 6, paragraphe 1, lettre f) du RGPD et à l'art. 31 LPD. Si vous vous opposez à un tel traitement, vos données sont traitées exclusivement dans le cadre des sélections spécifiques pour lesquelles vous avez postulé.
1.8. Vos données peuvent être traitées :
a. Pour l'analyse de données agrégées à des fins statistiques, non destinées à détecter le comportement des parties intéressées et sans effets directs sur ces dernières et pour l'analyse de données à des fins de vérification et de prévision des résultats d'affaires et à des fins d'audits internes et externes, qui n'ont aucun effet dans la sphère juridique des parties intéressées. Ces activités d'analyse peuvent également être effectuées à l'aide d'outils informatiques et d'intelligence artificielle ;
b. De manière globale pour la maintenance et l'amélioration des systèmes utilisés pour l’exécution des services, de manière à ne pas détecter les comportements des personnes concernées et sans effets directs sur ces dernières.
1.9. La base juridique applicable au traitement de vos données personnelles aux fins visées au point 1.8. est l'intérêt légitime de la Société (maintenance et amélioration des systèmes d'entreprise) conformément à l'art. 6, paragraphe 1, lettre f) du RGPD et à l'art. 31 LPD.
1.10. Vos données peuvent également être traitées pour la constatation, l'exercice ou la défense de nos droits en justice.
1.11. La base juridique applicable au traitement de vos données personnelles aux fins visées au point 1.10. est l'intérêt légitime des sociétés (exercice ou défense d'un droit en justice) conformément à l'art. 6, paragraphe 1, lettre f) du RGPD et à l'art. 31 LPD.
2. AUTRES FINALITÉS DU TRAITEMENT ET BASES JURIDIQUES CONNEXES
2.1. Vos données peuvent également être traitées, si vous donnez votre consentement, aux fins suivantes :
a. Envoi de communications d'information et de promotion relatives aux services offerts par les sociétés (en particulier, initiatives de formation, développement de carrière, coaching), ou la réalisation d'études et de recherches statistiques et/ou de marché relatives aux services au travail, avec des méthodes de contact traditionnelles et automatisées (par exemple, courrier électronique, SMS, systèmes de messagerie instantanée, courrier papier, appels via un opérateur) ;
b. Envoi de communications d'information et de promotion relatives aux services offerts par les autres sociétés du Groupe (en particulier, initiatives de formation, développement de carrière, coaching, soutien à la relocalisation, recherche et sélection du personnel et recherche exécutive), ou la réalisation d'études et de recherches statistiques et/ou de marché relatives aux services au travail, avec des méthodes de contact traditionnelles et automatisées (par exemple, courrier électronique, SMS, systèmes de messagerie instantanée, appels via opérateur, courrier papier).
2.2. La base juridique applicable au traitement des données personnelles vous concernant aux fins énoncées à la section 2.1. est votre consentement conformément à l'article 6, paragraphe 1, lettre a), du RGPD et à l'article 31, cpv. 1 LPD.
2.3. Il est entendu que le consentement au traitement des données à ces fins est purement facultatif ; par conséquent, en cas de refus éventuel du traitement aux fins susmentionnées, vos données seront traitées aux seules fins indiquées au point 1 ci-dessus.
3. CATÉGORIES DE DONNÉES TRAITÉES, SOURCE DES DONNÉES ET TRAITEMENT DE CATÉGORIES PARTICULIÈRES DE DONNÉES
3.1. Les Sociétés, à titre d'exemple et non exhaustif, collecteront les catégories suivantes de données personnelles communes : prénom, nom, mot de passe, date de naissance, résidence, adresse e-mail et contacts téléphoniques, diplômes, expériences professionnelles et toute autre donnée que vous aurez insérée dans votre curriculum vitae et/ou fournie lors d'un entretien dans l'une des filiales.
3.2. Les Sociétés collecteront les données susmentionnées auprès de vous et/ou sur des sites Internet gérés par des tiers ou des réseaux sociaux à travers lesquels les Sociétés publient les annonces (pour le compte des sociétés clientes ou pour leur propre compte) ou à travers lesquels elles peuvent consulter les profils des candidats.
3.3. Si vous communiquez des données personnelles dignes d'une protection particulière (art. 5, cpv. 1, lettre c LPD) ou des catégories particulières de données personnelles au sens de l'art. 9 du RGPD, telles que notamment :
3.3.1. Données relatives à la santé (par exemple, les certificats d'absence pour cause de maladie, de maternité, d'accident, d'appartenance à des catégories protégées, ainsi que pour établir l'aptitude à certains emplois et à l'obligation d'emploi, etc.) ;
3.3.2. Données révélant l’adhésion à un syndicat (p. ex. prise de fonctions syndicales, demande de retenue pour cotisations syndicales, etc.) ou à un parti politique (p. ex. demande de permissions ou d'attentes pour des charges publiques électives, etc.), ainsi que les convictions religieuses (p. ex. demande d'utilisation, prévue par la loi, de jours fériés religieux, etc.).
Ces informations seront traitées conformément à la réglementation en vigueur en la matière.
3.4. La base juridique applicable au traitement des catégories particulières de données personnelles vous concernant aux fins décrites au point 1.2 est votre consentement explicite conformément à l'article 9, paragraphe 2, lettre a) du RGPD, à l'article 6, cpv. 7 lettre a et à l'article 31, cpv. 1 LPD.
Si vous ne donnez pas votre consentement, il ne sera pas possible de traiter les données relatives à votre appartenance à une catégorie protégée.
3.5. Nous vous prions de ne pas indiquer dans votre curriculum vitae des catégories particulières de données ou des données dignes d'une protection particulière.
3.6. Si des catégories particulières de données personnelles vous concernant sont traitées aux fins décrites au point 1.8, la base juridique applicable est la constatation, l’exercice ou la défense d'un droit en justice conformément à l'art. 9, paragraphe 2, lettre f) du RGPD et à l'art. 31 LPD.
4. PÉRIODE DE CONSERVATION DES DONNÉES
4.1. En cas de traitement des données à des fins d'enregistrement dans la zone réservée du portail des Sociétés GiGroup Suisse et de recherche et de sélection visées au paragraphe 1, les données sont saisies dans la base de données de l'entreprise et conservées pendant 30 mois à compter de leur saisie ou de votre dernière interaction avec le Site (accès, mise à jour des données, ou téléchargement de votre curriculum vitae), à moins que vous ne souhaitiez consentir à une période de conservation supplémentaire de vos données, ce que vous serez invité à exprimer avant l'expiration de la période susmentionnée.
4.2. Dans le cas où l’intéressé ne souhaite pas que sa candidature à une annonce spécifique soit prise en compte pour des recherches ou des sélections diverses, les données seront conservées pendant la durée de la sélection et, en cas de résultat négatif, jusqu'à la clôture de celle-ci.
4.3. En cas de traitement des données aux fins liées à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice visé au paragraphe 1, les données sont saisies dans une archive historique et conservées pendant toute la durée du litige, jusqu'à épuisement des délais d'opposabilité des recours.
4.4. Dans le cas du traitement des données à des fins de marketing ultérieur visé au paragraphe 2, les données sont enregistrées dans la base de données de l'entreprise et conservées pendant la durée indiquée à la section 4.1 ou jusqu'à ce que vous révoquiez votre consentement.
4.5. À l'expiration des périodes de conservation susmentionnées, les données sont détruites ou rendues anonymes, sous réserve de procédures techniques de suppression et de sauvegarde.
5. NATURE DE LA FOURNITURE DES DONNÉES ET CONSÉQUENCES DU REFUS
5.1. La fourniture des données signalées par un astérisque dans le formulaire d'inscription dans la zone réservée du portail GiGroup Suisse est nécessaire pour permettre aux Sociétés de compléter votre inscription visée au paragraphe 1 ci-dessus ; par conséquent, tout refus de fournir les données demandées empêchera les Sociétés de compléter votre inscription sur le portail GiGroup Suisse.
5.2. La fourniture des données signalées par un astérisque dans le formulaire de collecte de données sur le Site ou demandées aux agences est nécessaire pour permettre aux Sociétés de poursuivre les objectifs de recherche et de sélection énoncés au paragraphe 1 ci-dessus ; par conséquent, tout refus de fournir les données demandées empêchera la Société de mener à bien l'activité de recherche et de sélection et ne permettra pas à votre candidature d'être prise en considération.
5.3. La fourniture des données aux fins de marketing visées au paragraphe 2 ci-dessus est facultative. Le refus éventuel de fournir les données ou l'absence de consentement n'aura aucune conséquence sur votre inscription sur le portail GiGroup Suisse et n'empêchera pas les Sociétés d'effectuer les activités de recherche et de sélection.
6. DESTINATAIRES DES DONNÉES
6.1. Vos données ne peuvent être traitées que par les employés des fonctions de l'entreprise autorisées à les traiter en tant que responsables de la poursuite des finalités susmentionnées. Ces employés ont reçu, à cet égard, des instructions opérationnelles appropriées.
6.2. Vos données personnelles peuvent être communiquées par les Sociétés, pour la poursuite des finalités visées au paragraphe 1 ci-dessus, aux personnes suivantes :
- Sociétés ou établissements clients ;
- Départements ou établissements compétents dans le domaine de la relation de travail ;
- Établissements publics dans le cadre de la réalisation de parcours ou de mesures de politiques actives du travail ;
- Autres acteurs du marché en cas de partenariat ;
- Conseillers juridiques ;
- Organismes de formation ;
- Sociétés du Groupe en Suisse, au Liechtenstein ou à l'étranger, uniquement dans les Pays assurant une protection adéquate selon les critères du RGPD et de la LPD.
6.3. Vos données personnelles peuvent également être traitées par des sujets, expressément nommés responsables du traitement, qui fournissent aux sociétés :
- Services de gestion et de maintenance du Site ;
- Services de gestion et de maintenance de la base de données des candidats ;
- Services d'archivage ;
- Services postaux des communications ;
- Services d'études de marché ;
- Service d'évaluation et de formation ;
- Services d'organisation d'événements ;
- Services de marketing.
6.4. La liste mise à jour contenant les destinataires est disponible auprès de notre siège social ou en envoyant une communication aux Co-responsables.
6.5. Les données personnelles fournies par les candidats ne feront pas l'objet d'une diffusion.
7. TRANSFERT DES DONNÉES
7.1. Vos données peuvent être transférées à l'étranger à des destinataires visés aux points 6.1 et 6.2 qui ne se trouvent ni en Suisse ni dans un État appartenant à l'Espace Économique Européen (« EEE »), et notamment à :
a. L'Argentine et le Royaume-Uni, dont le niveau de protection des données a été jugé adéquat par la Commission européenne conformément à l'art. 45 du RGPD et à l'art. 16 et suivants du LPD ;
b. Brésil, Chine, Colombie, Hong Kong, Inde, Monténégro, Russie, Serbie, Turquie, Ukraine et États-Unis, après la signature par les Sociétés avec l’importateur des données des clauses contractuelles types (Standard Contractual Clauses) adoptées/approuvées par la Commission européenne conformément à l'art. 46, 2, lettre c) et d) du RGPD et à l'art. 16, cpv. 2, lettre b LPD.
7.2. Les transferts vers des pays non membres de l'EEE sont autorisés, en l'absence des garanties adéquates susmentionnées, sur la base des dérogations prévues à l'article 49, paragraphe 1, lettre b) et c) et à l'article 17, cpv. 1, lettre b LPD. Ces transferts feront l'objet d'une notification spécifique à la personne concernée.
7.3. Les décisions d'adéquation peuvent être consultées au lien suivant :
https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en
7.4. Une copie des clauses contractuelles types souscrites par les Sociétés peut être obtenue en adressant une communication aux Co-responsables.
8. DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE
8.1. Les personnes concernées jouissent des droits prévus aux articles 15 à 22 du RGPD et des droits prévus aux articles 25 et suivants du LPD et aux articles 16 et suivants de l'Ordonnance sur la protection des données, le cas échéant.
8.2. En particulier, les personnes concernées peuvent demander aux Co-responsables l’accès aux données, leur suppression, la rectification des données inexactes, l’intégration des données incomplètes, ainsi que la limitation du traitement dans les cas prévus à l'article 18 du RGPD[1] ainsi qu'aux articles 25 et suivants et 32 LPD.
8.3. Les personnes concernées ont le droit de s'opposer, à tout moment, en tout ou en partie, au traitement des données nécessaire à des fins de marketing direct et pour la poursuite de l'intérêt légitime des Co-responsables.
8.4. En outre, si les conditions d'exercice du droit à la portabilité visé à l’art. 20 du RGPD[2] et/ou à l'art. 28 LPD sont réunies[3] , les personnes concernées ont le droit de recevoir dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine les données fournies aux responsables, ainsi que, si cela est techniquement possible, de les transmettre à un autre responsable sans entrave.
8.5. Ces droits peuvent être exercés en écrivant par courrier, à l'adresse ci-dessous, ou par courrier électronique à l'adresse électronique suivante : ch.privacy@gigroup.com Il est entendu que, lorsque la demande est soumise par voie électronique, les informations seront fournies dans un format électronique couramment utilisé. La personne concernée peut intenter des actions concernant la protection de la personnalité en demandant l'interdiction d'un traitement spécifique des données, l'interdiction de la communication des données à des tiers, ainsi que la suppression ou la destruction des données, conformément à l'art. 32, cpv. 2, LPD. Vous pouvez également déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), ainsi que déposer une plainte auprès de l'Autorité de contrôle de la protection des données personnelles compétente (en particulier dans l'État membre dans lequel vous résidez ou travaillez habituellement ou dans l'État dans lequel la violation présumée a eu lieu) et recourir aux autres moyens de protection prévus par la législation applicable.
_____________________
[1]C'est-à-dire si :
a) la personne concernée conteste l'exactitude des données personnelles, pendant la période nécessaire au responsable du traitement pour vérifier l'exactitude de ces données personnelles ;
b) le traitement est illicite et la personne concernée s'oppose à l'effacement des données personnelles et demande plutôt que leur utilisation soit limitée ;
c) bien que le responsable du traitement n'en ait plus besoin aux fins du traitement, les données personnelles sont nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
d) la personne concernée s'est opposée au traitement conformément à l'article 21, paragraphe 1, dans l'attente de la vérification de l'éventuelle prévalence des motifs légitimes du responsable du traitement par rapport à ceux de la personne concernée.
[2]C'est-à-dire si le traitement est basé sur le consentement conformément à l'art. 6.1 lettre a) ou à l'art. 9.2, lettre a) ou sur le contrat conformément à l'art. 6.1, lettre b) du RGPD et s'il est effectué à l'aide d'outils automatisés.
[3]C'est-à-dire si : le responsable du traitement traite les données personnelles de manière automatisée ; et le traitement est effectué avec le consentement de la personne concernée ou en relation directe avec la conclusion ou l’exécution d'un contrat entre le responsable du traitement et la personne concernée.
9. RÉVOCATION DU CONSENTEMENT
9.1. Les personnes concernées ont le droit de révoquer les consentements donnés à tout moment via leur compte sur l'espace réservé du portail Gi Group Suisse ou en envoyant un courrier électronique à ch.privacy@gigroup.com
9.2. La révocation du consentement n'affecte pas la licéité des traitements fondés sur le consentement donné avant la révocation.
10. ACCORD DE COPROPRIÉTÉ
Les Sociétés ont conclu un accord pour assumer la copropriété du traitement des données, conformément à l'article 26 du RGPD, en vertu duquel une série de mesures seront établies conjointement, notamment en ce qui concerne :
- Finalités et modalités de traitement des Données Personnelles ;
- Procédures pour fournir une réponse rapide aux demandes des personnes concernées dans l'exercice de leurs droits ;
- Mesures de sécurité appropriées au traitement des données personnelles et procédures de gestion des violations de données ;
- Contenu des informations.
Il pourra également demander à prendre connaissance du contenu essentiel de l'accord de copropriété.
11. COORDONNÉES DES CO-RESPONSABLES DU TRAITEMENT
Les Co-responsables du traitement sont :
• Gi Group AG,
St. Leonhard-Strasse 78, 9000 Saint-Gall
• Gi Group (Liechtenstein) AG
Im Äscherle 1, 9494 Schaan
• BauTech Personal AG,
Reinacherstr. 129, 4053 Bâle
• Gi Group Human Resources SA
Via Cantonale 2b, 6928 Manno
Accessibles par e-mail à l'adresse ch.privacy@gigroup.com
12. COORDONNÉES DU DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES (dénommé DPO)
Le délégué à la protection des données [DPO] peut être contacté aux coordonnées suivantes :
- Piazza IV Novembre n. 5, 20124 Milan, à l'attention du responsable de la protection des données
- e-mail dpo@gigroup.com
13. REPRÉSENTANT DU RESPONSABLE
En application de l'art. 27 du RGPD, la société Gi Group (Liechtenstein) AG, Im Äscherle 1, 9494 Schaan est désignée comme représentant du traitement.
