INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI - CANDIDATI
Gi Group AG, Gi Group (Liechtenstein) AG, BauTech Personal AG e Gi Group Human Resources SA (di seguito anche i “Contitolari” o le “Società”) desiderano fornire, ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (nel prosieguo “GDPR”), e in base all’art. 19 della Legge federale sulla protezione dei dati (“LPD”), alcune informazioni circa le finalità, le modalità e l’ambito di comunicazione e diffusione dei dati personali conferiti dai candidati maggiorenni. Le Società fanno parte di un gruppo societario avente diverse società attive nel settore delle risorse umane (il “Gruppo”).
1. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI DEI CANDIDATI E RELATIVE BASI GIURIDICHE
1.1. I Suoi dati sono raccolti attraverso le seguenti modalità:
- registrazione al portale delle Società GiGroup Svizzera effettuata dai siti internet delle Società (di seguito anche “Sito”);
- siti internet di eventuali società terze e social network;
- e-mail;
- in occasione di un colloquio presso una delle agenzie.
1.2. I Suoi dati sono trattati per la registrazione al portale delle Società GiGroup Svizzera , da effettuarsi sia in caso di candidatura in risposta ad uno specifico annuncio pubblicato sul Sito sia in caso di candidatura volontaria tramite il Sito.
1.3. La base giuridica applicabile al trattamento dei suoi dati personali per la finalità di cui al punto 1.2. è l’esecuzione di un contratto ex art. 6 paragrafo 1 lett. b) del GDPR e art. 31, cpv. 2, lett.a LPD.
1.4. I Suoi dati sono trattati sia in caso di candidatura in risposta ad uno specifico annuncio sia in caso di candidatura volontaria per il perseguimento della finalità di ricerca e selezione di candidati, in particolare:
a. per l’inserimento in prestito di personale presso l’impresa utilizzatrice nostra cliente
b. per l’inserimento diretto presso l’azienda terza nostra cliente
c. per la realizzazione di percorsi o misure di politiche attive del lavoro ovvero nell’ambito di collaborazioni e/o partnership con operatori del mercato pubblici e privati.
I Suoi dati sono altresì trattati per mandarLe comunicazioni di servizio strettamente collegate alla finalità di ricerca e selezione di candidati con modalità di contatto tradizionali o automatizzate, ivi incluse comunicazioni relative a iniziative di formazione strettamente legate ad una specifica posizione, finanziate dall’azienda nostra cliente ovvero da fondi interprofessionali.
1.5. La base giuridica applicabile al trattamento dei suoi dati personali per le finalità di cui al punto 1.4, è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta ex art. 6 paragrafo 1 lett. b) del GDPR e art. 31, cpv. 2, lett.a LPD.
1.6. I Suoi dati possono essere trattati per tutte le ricerche e selezioni del personale in linea con il Suo profilo al fine di garantirLe un inserimento lavorativo, anche tramite l’invio di offerte di lavoro con modalità di contatto tradizionali o automatizzate.
1.7. La base giuridica applicabile al trattamento dei suoi dati personali per le finalità di cui al punto 1.6 è il legittimo interesse delle Società, a trattare i suoi dati al fine di garantirLe un inserimento lavorativo, ex art. 6 paragrafo 1 lett. f) del GDPR e art. 31 LPD. Qualora Lei si opponga a tale trattamento, i Suoi dati sono trattati esclusivamente nell’ambito delle specifiche selezioni per le quali Lei si è candidato.
1.8. I Suoi dati possono essere trattati:
a. per analisi di dati aggregati a scopo statistico, non finalizzate a rilevare il comportamento dei soggetti interessati e senza effetti diretti su questi ultimi e per analisi di dati a scopo di verifica e previsione dei risultati di business e per finalità di audit interni ed esterni, che non producono effetti nella sfera giuridica dei soggetti interessati. Tali attività di analisi possono essere svolte anche tramite utilizzo di strumenti informatici e di intelligenza artificiale;
b. in maniera aggregata per la manutenzione e miglioramento dei sistemi utilizzati per l’esecuzione dei servizi, secondo modalità non dirette a rilevare comportamenti degli interessati e senza effetti diretti su quest’ultimi.
1.9. La base giuridica applicabile al trattamento dei suoi dati personali per la finalità di cui al punto 1.8. è il legittimo interesse della Società (manutenzione e miglioramento dei sistemi aziendali) ex art. 6 paragrafo 1 lett. f) del GDPR e art. 31 LPD.
1.10. I Suoi dati possono essere trattati anche per accertare, esercitare o difendere un nostro diritto in sede giudiziaria.
1.11. La base giuridica applicabile al trattamento dei suoi dati personali per la finalità di cui al punto 1.10. è il legittimo interesse delle Società (esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria) ex art. 6 paragrafo 1 lett. f) del GDPR e art. 31 LPD.
2. ULTERIORI FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E RELATIVE BASI GIURIDICHE
2.1. I Suoi dati possono essere altresì trattati, qualora Lei rilasci il Suo consenso, per le seguenti ulteriori finalità:
a. invio di comunicazioni informative e promozionali relative ai servizi offerti dalle Società (in particolare, iniziative di formazione, sviluppo di carriera, coaching), ovvero il compimento di studi e ricerche statistiche e/o di mercato relative ai servizi al lavoro, con modalità di contatto sia tradizionali sia automatizzate (es. posta elettronica, sms, sistemi di instant messaging, posta cartacea, chiamate tramite operatore);
b. invio di comunicazioni informative e promozionali relative ai servizi offerti dalle altre società del Gruppo (in particolare, iniziative di formazione, sviluppo di carriera, coaching, supporto alla ricollocazione, ricerca e selezione del personale ed executive search), ovvero il compimento di studi e ricerche statistiche e/o di mercato relative ai servizi al lavoro, con modalità di contatto sia tradizionali sia automatizzate (es. posta elettronica, sms, sistemi di instant messaging, chiamate tramite operatore, posta cartacea).
2.2. La base giuridica applicabile al trattamento dei dati personali che la riguardano per le finalità di cui al punto 2.1. è il Suo consenso ex art. 6 paragrafo 1 lett. a) del GDPR e art. 31, cpv. 1 LPD.
2.3. Resta inteso che il consenso al trattamento dei dati per tali finalità è puramente facoltativo; pertanto, in caso di un eventuale diniego al trattamento per la suddetta finalità, i Suoi dati saranno trattati per le sole finalità indicate al precedente punto 1.
3. CATEGORIE DI DATI TRATTATI, FONTE DEI DATI E TRATTAMENTO DI CATEGORIE PARTICOLARI DI DATI
3.1. Le Società, a titolo esemplificativo e non esaustivo, raccoglieranno le seguenti categorie di dati personali comuni: nome, cognome, password, data di nascita, residenza, indirizzo di posta elettronica e contatti telefonici, titolo di studio, esperienze lavorative ed eventuali ulteriori dati da Lei inseriti nel curriculum vitae e/o forniti in sede di colloquio presso una delle filiali.
3.2. Le Società raccoglieranno i suddetti dati presso di Lei e/o presso siti internet gestiti da terzi o social network tramite i quali le Società pubblicano gli annunci (per conto delle società clienti o per conto proprio) oppure tramite i quali possono consultare i profili di candidati.
3.3. Qualora Lei comunichi dati personali degni di particolare protezione (art. 5, cpv. 1, lett.c LPD) o categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR, quali in particolare:
3.3.1. dati relativi alla salute (es. certificati di assenza per malattia, maternità, infortunio, appartenenza a categorie protette, nonché per stabilire l'idoneità a determinati lavori ed avviamenti obbligatori ecc.);
3.3.2. dati che rivelino l’adesione ad un sindacato (es. assunzione di cariche sindacali, richiesta di trattenuta per quote di associazione sindacale, ecc.) ovvero ad un partito politico (es. richiesta di permessi o di aspettative per cariche pubbliche elettive, ecc.), nonché le convinzioni religiose (es. richiesta di fruizione, prevista dalla legge, di festività religiose ecc.).
tali informazioni saranno trattate in conformità alle vigenti normative in materia.
3.4. La base giuridica applicabile al trattamento delle categorie particolari di dati personali che La riguardino per la finalità descritte al punto 1.2 è il Suo consenso esplicito ex art. 9 paragrafo 2 lett. a) del GDPR, art. 6, cpv. 7 lett. a e art. 31, cpv. 1 LPD.
Nel caso in cui non dovesse rilasciare il suo consenso non sarà possibile trattare il dato relativo alla sua appartenenza ad una categoria protetta.
3.5. La preghiamo invece di non indicare nel Suo curriculum vitae categorie particolari di dati o dati degni di particolare protezione.
3.6. Qualora per le finalità descritte al punto 1.8 vengano trattate categorie particolari di dati personali che La riguardino, la base giuridica applicabile è l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria ex art. 9 paragrafo 2 lett. f) del GDPR e art. 31 LPD.
4. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
4.1. Nel caso di trattamento dei dati per le finalità di registrazione all’area riservata del portale delle Società GiGroup Svizzera e di ricerca e selezione di cui al paragrafo 1, i dati sono inseriti nel database aziendale e conservati per 30 mesi dal loro inserimento ovvero dalla sua ultima interazione con il Sito (accesso, aggiornamento dei dati, oppure caricamento del suo curriculum vitae), salva sua manifestazione di volontà ad una ulteriore periodo di conservazione dei Suoi dati che Le verrà richiesto di esprimere prima dello scadere del suddetto termine.
4.2. Nel caso in cui l’interessato non voglia che la propria candidatura ad uno specifico annuncio sia presa in considerazione per ricerche o selezioni diverse, i dati saranno conservati per la durata della selezione e, in caso di esito negativo, fino alla chiusura della stessa.
4.3. Nel caso di trattamento dei dati per le finalità legate all’accertamento, all’esercizio o alla difesa di un diritto in sede giudiziaria di cui al paragrafo 1, i dati sono inseriti in un archivio storico e conservati per tutta la durata del contenzioso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
4.4. Nel caso di trattamento dei dati per le ulteriori finalità marketing di cui al paragrafo 2, i dati sono inseriti nel database aziendale conservati per la durata indicata al punto 4.1 o fino quando Lei non revochi il Suo consenso.
4.5. Decorso i termini di conservazione sopra indicati, i dati sono distrutti o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.
5. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO
5.1. Il conferimento dei dati evidenziati con un asterisco nel modulo di registrazione all’area riservata del portale GiGroup Svizzera è necessario per consentire alle Società di perfezionare la sua registrazione di cui al precedente paragrafo 1; pertanto, l'eventuale rifiuto di fornire i dati richiesti impedirà alle Società di perfezionare la sua registrazione al portale GiGroup Svizzera.
5.2. Il conferimento dei dati evidenziati con un asterisco nel modulo di raccolta dati sul Sito o richiesti presso le agenzie è necessario per consentire alle Società il perseguimento delle finalità di ricerca e selezione di cui al precedente paragrafo 1; pertanto, l'eventuale rifiuto di fornire i dati richiesti impedirà lo svolgimento da parte dei GI dell’attività di ricerca e selezione e non consentirà che la Sua candidatura sia presa in considerazione.
5.3. Il conferimento dei dati per le finalità di marketing di cui al precedente paragrafo 2 è facoltativo. L'eventuale rifiuto di fornire i dati o il mancato rilascio del consenso non avrà nessuna conseguenza sulla sua registrazione al portale GiGroup Svizzera e non impedirà alle Società di svolgere le attività di ricerca e selezione.
6. DESTINATARI DEI DATI
6.1. I Suoi dati possono essere trattati esclusivamente dai dipendenti delle funzioni aziendali autorizzate al trattamento in quanto deputate al perseguimento delle finalità sopraindicate. Tali dipendenti hanno ricevuto, al riguardo, adeguate istruzioni operative.
6.2. I Suoi dati personali possono essere comunicati dalle Società, per il perseguimento delle finalità di cui al precedente paragrafo 1, ai seguenti soggetti:
- società o enti clienti;
- Dipartimenti o enti competenti in ambito rapporto di lavoro;
- Enti Pubblici nell’ambito di realizzazione di percorsi o misure di politiche attive del lavoro;
- Altri operatori del mercato nel caso di partnership;
- Consulenti legali;
- Enti di formazione;
- Società del Gruppo in Svizzera, Liechtenstein o all’estero, solo in Paesi che garantiscano una protezione adeguata in base ai criteri del GDPR e della LPD.
6.3. I Suoi dati personali possono essere altresì trattati da soggetti, espressamente nominati responsabili del trattamento, che forniscono alle Società:
- Servizi di gestione e manutenzione del Sito;
- Servizi di gestione e manutenzione del database dei candidati;
- Servizi di archiviazione;
- Servizi di postalizzazione delle comunicazioni;
- Servizi di ricerche di mercato;
- Servizio di assessment e formazione;
- Servizi di organizzazione eventi;
- Servizi di marketing.
6.4. L’elenco aggiornato contenente i destinatari è disponibile presso la nostra sede sociale oppure inviando una comunicazione ai Contitolari.
6.5. I dati personali conferiti dai candidati non saranno oggetto di diffusione.
7. TRASFERIMENTO DEI DATI
7.1. I Suoi dati possono essere trasferiti all'estero a destinatari di cui ai punti 6.1 e 6.2 che non si trovino né in Svizzera né in uno Stato appartenente allo Spazio Economico Europeo (‘SEE’), ed in particolare in:
a. Argentina e Regno Unito, il cui livello di protezione dei dati è stato ritenuto adeguato dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 45 del GDPR e dell’art. 16 e segg. LPD;
b. Brasile, Cina, Colombia, Hong Kong, India, Montenegro, Russia, Serbia, Turchia, Ucraina e USA, previa sottoscrizione da parte delle Società con l’importatore dei dati delle clausole contrattuali standard (Standard Contractual Clauses) adottate/approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 46, 2, lett. c) e d) del GDPR e dell’art. 16, cpv. 2, lett.b LPD.
7.2. Eventuali trasferimenti verso paesi extra SEE sono ammessi, in mancanza delle garanzie adeguate sopra menzionate, in base alle deroghe previste ai sensi dell’art. 49, comma 1 lett. b) e c) e art. 17, cpv. 1, lett. b LPD. Di detti trasferimenti sarà data specifica notizia all’interessato.
7.3. Le decisioni di adeguatezza possono essere consultate al seguente link:
https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en
7.4. Una copia delle clausole contrattuali standard sottoscritte dalle Società può essere ottenuta inviando una comunicazione ai Contitolari.
8. DIRITTI DELL’INTERESSATO
8.1. Agli interessati sono riconosciuti i diritti di cui agli artt. 15 al 22 del GDPR e i diritti di cui agli artt. 25 e seguenti LPD e artt. 16 e seguenti dell’Ordinanza sulla protezione dei dati, laddove applicabili.
8.2. In particolare, gli interessati possono chiedere ai Contitolari l’accesso ai dati, la loro cancellazione, la rettifica dei dati inesatti, l’integrazione dei dati incompleti, nonché la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR[1] nonché dagli artt. 25 e segg. e 32 LPD.
8.3. Gli interessati hanno il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, in tutto od in parte, al trattamento dei dati necessario per finalità di marketing diretto e per il perseguimento del legittimo interesse dei Contitolari.
8.4. Gli interessati, inoltre, nel caso in cui siano presenti le condizioni per l’esercizio del diritto alla portabilità di cui all’art. 20 del GDPR[2] e/o art. 28 LPD[3] , hanno il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati forniti ai titolari, nonché, se tecnicamente fattibile, di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti.
8.5. Tali diritti possono essere esercitati scrivendo a mezzo posta, all’indirizzo sottoindicato, oppure tramite posta elettronica al seguente indirizzo e-mail: ch.privacy@gigroup.com Resta inteso che, laddove la richiesta sia presentata mediante mezzi elettronici, le informazioni saranno fornite in un formato elettronico di uso comune. L’interessato può promuovere azioni concernenti la protezione della personalità chiedendo la proibizione di un determinato trattamento di dati, la proibizione della comunicazione dei dati a terzi, nonché la cancellazione o distruzione dei dati, come previsto dall’art. 32, cpv. 2, LPD. Può inoltre sporgere denuncia all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) nonché proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali competente (in particolare nello Stato membro in cui risiedono abitualmente o lavorano o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione) e di ricorrere agli altri mezzi di tutela previsti dalla normativa applicabile.
9. REVOCA DEL CONSENSO
9.1. Gli interessati hanno il diritto di revocare i consensi prestati in qualsiasi momento mediante il proprio account sull’area riservata del portale Gi Group Svizzera ovvero inviando una comunicazione e-mail a ch.privacy@gigroup.com
9.2. La revoca del consenso non pregiudica la liceità dei trattamenti basati sul consenso prestato prima della revoca.
10. ACCORDO DI CONTITOLARITÀ
Le Società hanno stipulato un accordo per assumere la contitolarità del trattamento dei dati, ai sensi dell'articolo 26 del GDPR, in base al quale saranno stabilite congiuntamente una serie di misure, in particolare per quanto riguarda:
- Finalità e modalità di trattamento dei Dati Personali;
- Procedure per fornire un riscontro tempestivo alle richieste degli interessati nell'esercizio dei loro diritti;
- Misure di sicurezza adeguate al trattamento dei Dati Personali e procedure di gestione delle violazioni dei dati;
- Contenuto delle informative.
Potrà inoltre richiedere di prendere visione del contenuto essenziale dell’accordo di contitolarità.
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[1]E cioè se:
a) l'interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l'esattezza di tali dati personali;
b) il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo;
c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
d) l'interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato.
[2]E cioè se il trattamento sia basato sul consenso ai sensi dell’art. 6.1 lett. a) o art. 9.2, lett. a) o sul contratto ai sensi dell’art. 6.1, lett. b) del GDPR e sia effettuato con strumenti automatizzati.
[3]E cioè se se: il titolare tratta i dati personali in modo automatizzato; e il trattamento è effettuato con il consenso della persona interessata oppure in relazione diretta con la conclusione o l’esecuzione di un contratto tra il titolare e la persona interessata.
11. DATI DI CONTATTO DEI CONTITOLARI DEL TRATTAMENTO
I Contitolari del trattamento sono:
• Gi Group AG,
St. Leonhard-Strasse 78, 9000 St. Gallen
• Gi Group (Liechtenstein) AG
Im Äscherle 1, 9494 Schaan
• BauTech Personal AG,
Reinacherstr. 129, 4053 Basel
• Gi Group Human Resources SA
Via Cantonale 2b, 6928 Manno
Raggiungibili via e-mail all’indirizzo ch.privacy@gigroup.com
12. DATI DI CONTATTO DEL DATA PROTECTION OFFICER (c.d. DPO)
Il Responsabile della protezione dei dati [DPO] è contattabile ai seguenti recapiti:
- Piazza IV Novembre n. 5, 20124 Milano, all’attenzione del Data Protection Officer
- e-mail dpo@gigroup.com
13. RAPPRESENTANTE DEL TITOLARE
In applicazione dell’art. 27 GDPR, è designato rappresentante del trattamento la società Gi Group (Liechtenstein) AG, Im Äscherle 1, 9494 Schaan.
